Privacyverklaring

Wij doen dat zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Plutoys is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Naam

Plutoys, specialist in maatwerk pluche knuffels

Vestigingsadres

Weyerweg 4, 5704 CR Helmond

E-mail

info@plutoys.nl

Telefoon

+31 6 13336059

KvK-nummer

91920655

Website

plutoys.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• zakelijke contactgegevens van contactpersonen bij (potentiële) klanten en leveranciers: naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, bedrijfsnaam en -adres;
• offerte-, order-, facturatie- en leveringsgegevens, waaronder het afleveradres en, bij eenmanszaken en personenvennootschappen, het KvK- en btw-nummer (dat bij deze rechtsvormen als persoonsgegeven kan gelden);
• de bestanden en informatie die u aanlevert voor een maatwerkproduct, zoals ontwerpen, logo’s, huisstijlen, tekeningen en foto’s. Deze kunnen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld wanneer een mascotte wordt gebaseerd op een bestaande persoon of wanneer u beeldmateriaal van medewerkers aanlevert. U staat er zelf voor in dat u die gegevens met ons mag delen;
• communicatie met ons (e-mail, contactformulier, telefoon, social media);
• uw zakelijke e-mailadres voor onze nieuwsbrief of productupdates;
• beperkte technische gegevens die nodig zijn om de website te laten functioneren.

Wij doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

3. Waarvoor en op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

• het opstellen en opvolgen van offertes en het uitvoeren van orders, inclusief het ontwerpproces, de productie en de levering. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de klant, dan wel gerechtvaardigd belang waar het gegevens van contactpersonen van een rechtspersoon betreft (art. 6 lid 1 sub b en f AVG);
• het genereren van een voorbeeldweergave van een aangeleverd ontwerp via ons karakterblad, zodat u ziet hoe uw idee als knuffel kan worden uitgevoerd. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst dan wel uw toestemming bij een vrijblijvende aanvraag (zie paragraaf 4);
• accountbeheer, klantenservice en de afhandeling van vragen en klachten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang;
• facturatie en administratie. Grondslag: wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht, art. 6 lid 1 sub c AVG);
• het per e-mail benaderen van bestaande zakelijke relaties over vergelijkbare eigen producten en het versturen van onze nieuwsbrief. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten, dan wel toestemming bij prospects (art. 6 lid 1 sub a en f AVG). Afmelden kan altijd kosteloos via de link in ieder bericht;
• het tonen van foto’s van gemaakte maatwerkproducten in ons portfolio of op social media. Grondslag: toestemming van de klant, mede met het oog op vertrouwelijke opdrachten en embargo’s.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen gegevens uitsluitend voor zover nodig voor onze dienstverlening, met:

• onze productiepartner(s): uitsluitend het ontwerp en de specificaties die nodig zijn om het product te vervaardigen;
• post-, pakket- en transportdienstverleners: naam contactpersoon, bedrijfsnaam en afleveradres;
• onze betaaldienstverlener, voor zover betaling via een online betaalmethode verloopt;
• onze websitehosting- en e-mailleveranciers, waaronder Firebase (Google) voor het verwerken en opslaan van aanvragen;
• de AI-dienstverlener die de voorbeeldweergave van een aangeleverde afbeelding genereert. Wij delen daarbij niet meer gegevens dan nodig is om die weergave te maken. De voorbeeldweergave is een impressie en geen definitief ontwerp;
• onze boekhouder of accountant en ons administratiepakket;
• een kredietinformatiebureau, uitsluitend bij levering op rekening, en een incassobureau of deurwaarder, uitsluitend bij niet-betaling.

Met partijen die als verwerker voor ons optreden sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Indien een productiepartner of dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt (bijvoorbeeld omdat productie buiten de EU plaatsvindt), gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen conform de AVG, zoals de standaardcontractsbepalingen van de Europese Commissie, en beperken wij de gedeelde gegevens tot het strikt noodzakelijke.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• offerteaanvragen en ontwerpen die niet tot een order leiden: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
• order- en klantgegevens, inclusief het goedgekeurde ontwerp en de patronen: gedurende de klantrelatie en tot 3 jaar na de laatste order, zodat wij u bij garantie, herstel of nabestellingen van hetzelfde product snel kunnen helpen. Op verzoek verwijderen wij aangeleverde ontwerpen eerder;
• factuur- en administratiegegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht;
• nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt.

6. Cookies

Naast functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de site, gebruiken wij analytische cookies van Google Analytics 4, privacyvriendelijk ingesteld met een gemaskeerd IP-adres en zonder het delen van gegevens voor advertentiedoeleinden. Marketing- of trackingcookies van derden plaatsen wij niet. In de cookietabel in ons cookiebeleid leest u welke cookies dit zijn, waarvoor wij ze gebruiken en hoe lang ze worden bewaard. Daar leest u ook hoe u uw voorkeuren aanpast of intrekt.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang, waaronder een beveiligde (SSL-)verbinding, beveiligde systemen en toegang tot gegevens beperkt tot degenen die deze voor hun werk nodig hebben. Aangeleverde ontwerpen en opdrachten onder embargo behandelen wij vertrouwelijk. Vermoedt u misbruik of een beveiligingsprobleem? Neem dan direct contact met ons op via info@plutoys.nl.

8. Uw rechten

Iedere natuurlijke persoon van wie wij gegevens verwerken, dus ook een contactpersoon van een zakelijke klant, heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid van zijn persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing. Gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken. Dat doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Stuur uw verzoek naar info@plutoys.nl. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij aanvullende informatie vragen.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De actuele versie staat altijd op plutoys.nl/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze relaties actief.